Struktur Organisasi Divisi HR: Siapa Melakukan Apa?

Struktur HRD adalah kerangka yang menjelaskan pembagian peran dan tanggung jawab di dalam divisi Human Resources. Dengan struktur yang jelas, setiap bagian HR dapat bekerja sesuai fungsi masing-masing, mulai dari rekrutmen, pelatihan, penggajian, hingga menjaga hubungan kerja yang harmonis. Artikel ini membahas pentingnya struktur tersebut, posisi-posisi kunci di dalamnya, model struktur yang umum digunakan, contoh pembagian tugas, hingga tips implementasi. Dengan memahami siapa melakukan apa, perusahaan dapat meningkatkan kinerja tim HR sekaligus mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.

Mengapa Struktur HRD Penting?

Banyak yang mengira HR hanyalah bagian yang mengurus rekrutmen dan gaji. Padahal, fungsi HR jauh lebih luas—mulai dari pengembangan karyawan, manajemen kinerja, hubungan industrial, hingga membangun budaya kerja yang sehat. Dengan adanya Struktur HRD yang jelas:

• Pekerjaan terbagi sesuai kompetensi dan beban kerja.
• Tanggung jawab dan KPI dapat diukur dan diaudit.
• Komunikasi internal menjadi lebih lancar antar fungsi.
• Risiko duplikasi pekerjaan dan konflik peran dapat diminimalkan.

Komponen Utama dalam Struktur HRD

Berikut adalah posisi-posisi umum yang biasanya ada di dalam divisi HR, beserta tanggung jawabnya.

1) HR Director / HR Manager

• Memimpin seluruh fungsi HR dan memastikan penyelarasan dengan strategi bisnis.
• Menentukan kebijakan SDM, anggaran HR, serta tata kelola (governance) HR.
• Menjadi mitra strategis manajemen puncak (C-level/Owner).

2) Recruitment & Talent Acquisition

• Mendefinisikan kebutuhan tenaga kerja bersama tiap divisi.
• Menjalankan proses end-to-end: job posting, screening, wawancara, offering, onboarding.
• Mengelola employer branding dan talent pipeline.

Contoh: Di perusahaan teknologi, tim ini bertanggung jawab mencari programmer yang sesuai standar keahlian dan budaya kerja perusahaan.

3) Training & Development (L&D)

• Merancang kurikulum pelatihan, coaching, dan mentoring.
• Membuat jalur karier (career path) dan rencana suksesi (succession plan).
• Mengukur efektivitas pelatihan (evaluasi reaksi, pembelajaran, perilaku, hasil).

Contoh: Memberikan pelatihan Microsoft Excel untuk staf administrasi agar efisiensi kerja meningkat.

4) Compensation & Benefits (C&B)

• Menyusun struktur gaji, grade, dan skema kenaikan.
• Mengelola payroll, tunjangan, insentif, bonus, dan kepatuhan pajak.
• Melakukan benchmarking kompensasi dan desain paket remunerasi yang kompetitif.

Contoh: Mengatur tunjangan kesehatan dan bonus tahunan berbasis performa yang adil dan transparan.

5) Employee Relations (ER) & Industrial Relations (IR)

• Menangani hubungan karyawan–manajemen serta penanganan keluhan.
• Negosiasi PKB, kepatuhan regulasi ketenagakerjaan, dan manajemen disiplin.
• Mendorong budaya kerja yang sehat dan aman.

Contoh: Menyelesaikan perselisihan antara karyawan dan atasan terkait pembagian tugas dengan mediasi dan dokumentasi yang tepat.

6) HR Administration (HR Services/Operations)

• Mengelola data karyawan, file kontrak, cuti, absensi, dan administrasi benefit.
• Menjaga integritas data di HRIS dan menyiapkan laporan rutin.
• Mendukung proses onboarding dan offboarding.

Contoh Pembagian Tugas (Ringkas)

Peran	Fokus Utama	Output Kunci
HR Manager	Strategi & Tata Kelola	Roadmap HR, KPI HR, kebijakan
Talent Acquisition	Rekrutmen & Onboarding	Hire plan, SLA rekrutmen, quality of hire
L&D	Pelatihan & Pengembangan	Matrix kompetensi, program pelatihan, evaluasi
C&B	Gaji & Benefit	Struktur gaji, payroll tepat waktu, kepatuhan pajak
ER/IR	Hubungan Karyawan	Resolusi kasus, kepatuhan UU, budaya kerja
HR Admin	Operasional HR	Data akurat, dokumen lengkap, laporan HR

Model Struktur HRD yang Efektif

Pilih model berdasarkan skala bisnis, kompleksitas proses, dan jumlah karyawan:

1. Struktur Linier (Sederhana): Cocok untuk UKM (mis. <50 karyawan). Satu hingga tiga orang menangani fungsi HR secara generalis.
2. Struktur Fungsional: Setiap fungsi HR memiliki pemilik proses (owner) tersendiri. Cocok untuk perusahaan berkembang (50–300 karyawan).
3. Struktur Matriks: Kombinasi fungsional dan proyek. Tim HR bekerja lintas divisi sesuai kebutuhan proyek besar atau multi-lokasi.

Studi Kasus Singkat

Perusahaan Ritel 200 karyawan: HR Manager, 1 TA Specialist, 1 L&D, 1 C&B/Payroll, 1 ER/IR, 2 HR Admin. Fokus pada percepatan rekrutmen toko, kepatuhan shift/absensi, dan pelatihan layanan pelanggan.

Perusahaan Manufaktur 500 karyawan: HR Head, TA Lead + 2 Recruiter, L&D Lead + Safety Trainer, C&B + Payroll, ER/IR Officer, 3 HR Admin. Fokus pada stabilitas tenaga kerja produksi, keselamatan kerja, dan perjanjian kerja bersama.

Checklist Implementasi Struktur HRD

• Definisikan peran & RACI: Siapa Responsible, Accountable, Consulted, Informed untuk proses kunci (rekrutmen, payroll, disiplin, pelatihan).
• Dokumentasikan SOP: Alur kerja, SLA layanan HR, dan formulir standar.
• Terapkan HRIS: Pilih sistem yang mendukung data master, absensi, payroll, dan pelaporan.
• Tetapkan KPI: Misal time-to-hire, turnover rate, training hours per FTE, payroll accuracy.
• Bangun jalur komunikasi: Channel resminya apa, ritme meetingnya kapan, dan siapa PIC tiap isu.
• Review triwulanan: Audit beban kerja, kualitas layanan HR, dan perbaikan berkelanjutan.

Tips Membangun Struktur HRD yang Efisien

• Analisis kebutuhan SDM: Petakan peran prioritas sesuai strategi bisnis.
• Mulai dari fondasi: Pastikan payroll akurat dan kepatuhan hukum terpenuhi sebelum memperluas program.
• Skalakan bertahap: Tambah spesialis saat volume dan kompleksitas meningkat.
• Kembangkan kompetensi: Investasi di pelatihan HR meningkatkan kualitas layanan.
• Ukur & komunikasi: Dashboard KPI HR untuk manajemen dan karyawan.

Kesimpulan

Memahami Struktur HRD penting bagi tim HR dan seluruh karyawan agar tahu siapa yang harus dihubungi dan bagaimana proses berjalan. Struktur yang jelas memastikan setiap tugas dijalankan oleh orang yang tepat, mendukung efisiensi, dan meningkatkan produktivitas. Dengan tata kelola yang baik, teknologi pendukung, dan budaya kolaboratif, perusahaan memiliki fondasi kuat untuk tumbuh berkelanjutan—ditopang oleh Struktur HRD.