Panduan Lengkap Menyusun SOP Divisi HR: Rekrutmen, Absensi, Cuti, dan Kedisiplinan

Dalam pengelolaan sumber daya manusia, Menyusun SOP Divisi HR adalah langkah strategis untuk memastikan setiap proses berjalan sesuai standar dan mendukung tujuan perusahaan. SOP (Standard Operating Procedure) berfungsi sebagai pedoman resmi yang menjelaskan alur kerja, tanggung jawab, dan standar waktu penyelesaian dalam berbagai fungsi HR, seperti rekrutmen, absensi, cuti, hingga penegakan kedisiplinan. Artikel ini memandu Anda mulai dari alasan pentingnya SOP, langkah-langkah penyusunan, contoh SOP praktis, hingga tips penerapan agar efektif di lapangan—sehingga perusahaan memiliki sistem HR yang tertib, transparan, dan mudah diaudit.

Mengapa SOP HR Penting?

Tanpa SOP yang jelas, divisi HR berisiko mengalami tumpang tindih tugas, kesalahan administrasi, bahkan ketidakadilan dalam perlakuan karyawan. SOP yang baik akan:

• Menstandarisasi proses kerja HR agar konsisten di seluruh unit.
• Meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan kualitas layanan.
• Mempermudah pelatihan staf HR baru serta transfer pengetahuan.
• Mengurangi potensi konflik dan risiko pelanggaran regulasi.

Langkah-Langkah Menyusun SOP Divisi HR

1) Identifikasi Proses Utama HR

• Tentukan proses prioritas: rekrutmen, absensi, cuti, kedisiplinan (dapat ditambah payroll dan offboarding).
• Petakan risiko, volume kerja, dan dampaknya pada operasional.
• Kumpulkan data praktik saat ini (as-is) sebagai dasar perbaikan.

Contoh: Perusahaan manufaktur memulai dari SOP rekrutmen karena tingkat turnover operator tinggi.

2) Definisikan Tujuan & Ruang Lingkup

• Tulis tujuan spesifik tiap SOP (mis. akurasi kehadiran, kepastian waktu rekrutmen).
• Batasi ruang lingkup agar fokus dan tidak melebar ke fungsi lain.
• Catat referensi regulasi internal/eksternal yang berlaku.

Contoh: SOP absensi bertujuan memastikan pencatatan kehadiran akurat sebagai dasar payroll dan penilaian disiplin.

3) Rancang Alur Proses (Flow)

• Susun tahapan berurutan dari inisiasi hingga penutupan proses.
• Tentukan input, output, dan titik kontrol (checkpoint) tiap tahap.
• Jika memungkinkan, sertakan flowchart di lampiran dokumen.

Contoh: SOP cuti: pengajuan via HRIS → persetujuan atasan → verifikasi HR (saldo) → pemberitahuan ke karyawan → pencatatan.

4) Tetapkan Peran & Tanggung Jawab (RACI)

• Responsible (pelaksana), Accountable (penanggung jawab akhir), Consulted, Informed.
• Minimalkan area abu-abu yang berpotensi menimbulkan sengketa.

Contoh: Pada SOP kedisiplinan, manajer langsung Responsible investigasi awal; HR Accountable terhadap kepatuhan proses.

5) Standar Waktu & Kualitas (SLA/KPI)

• Tetapkan SLA untuk kecepatan proses (jam/hari kerja).
• Gunakan KPI untuk mengukur kualitas (akurasi, kepuasan, tingkat komplain).

Contoh: Persetujuan cuti maksimal 2 hari kerja; akurasi rekap absensi ≥ 99,5%.

6) Dokumentasi, Sosialisasi, & Versi

• Gunakan format dokumen baku: kode dokumen, versi, tanggal revisi, pemilik dokumen.
• Simpatkan di intranet/HRIS dan bagikan ke seluruh pemangku kepentingan.
• Buat daftar perubahan (change log) saat revisi.

Contoh: HR mengadakan pelatihan singkat SOP baru untuk seluruh supervisor operasional.

Contoh SOP HR (Ringkas & Siap Diadaptasi)

A) SOP Rekrutmen

Tujuan: Memperoleh kandidat sesuai kebutuhan dalam waktu terukur.

Alur Utama:

1. Permintaan tenaga kerja (Manajer) → persetujuan HR Manager.
2. Posting lowongan & sourcing.
3. Screening administrasi & tes awal.
4. Wawancara (user & HR) + referensi.
5. Offering, medical check (bila perlu), onboarding.

SLA: Maksimal 30 hari sejak permintaan disetujui.

Dokumen: Form MRF, daftar kandidat, template offering, checklist onboarding.

B) SOP Absensi

Tujuan: Menjamin kehadiran tercatat akurat sebagai dasar payroll & disiplin.

Alur Utama:

1. Pencatatan via fingerprint/aplikasi HRIS.
2. Rekap harian otomatis → verifikasi HR.
3. Penanganan ketidakhadiran/izin/lupa absen melalui tiket.

SLA: Rekap bulanan selesai H+3; tiket koreksi absen diproses ≤ 48 jam.

Dokumen: Kebijakan kehadiran, prosedur koreksi absen, laporan rekap.

C) SOP Cuti

Tujuan: Mengatur pengajuan, persetujuan, dan pencatatan cuti secara adil.

Alur Utama:

1. Pengajuan via HRIS minimal H-3.
2. Persetujuan atasan (otomatis/berjenjang).
3. Verifikasi saldo cuti oleh HR & pencatatan.

SLA: Persetujuan/penolakan ≤ 2 hari kerja.

Dokumen: Kebijakan cuti, form pengajuan, ketentuan blackout date (jika ada).

D) SOP Kedisiplinan

Tujuan: Menangani pelanggaran disiplin secara konsisten dan patuh aturan.

Alur Utama:

1. Laporan dugaan pelanggaran (atasan/HR).
2. Investigasi & klarifikasi terhadap pihak terkait.
3. Penetapan sanksi proporsional (lisan/tertulis/skors/PHPK) sesuai kebijakan.

SLA: Penyelesaian kasus ≤ 7 hari kerja sejak laporan diterima.

Dokumen: Kode etik, matriks sanksi, berita acara, surat peringatan.

Tips Praktis Agar SOP HR Efektif

• Bahasa jelas: Hindari istilah ambigu; gunakan contoh.
• Libatkan lintas fungsi: Minta umpan balik user & legal.
• Integrasi HRIS: Otomatiskan notifikasi, persetujuan, dan pelaporan.
• Pelatihan rutin: Refresh SOP setiap pergantian kebijakan.
• Audit berkala: Review minimal setahun sekali dengan data KPI.

Ringkasan Tanggung Jawab (Tabel RACI Sederhana)

Proses	Responsible	Accountable	Consulted	Informed
Rekrutmen	Recruiter	HR Manager	User Manager	Finance, Kandidat
Absensi	HR Ops	HR Manager	IT (HRIS)	Payroll, Karyawan
Cuti	Karyawan, Atasan	HR Manager	Legal (jika perlu)	Payroll
Kedisiplinan	Atasan Langsung	HR Manager	Legal	Manajemen

Kesimpulan

Menerapkan panduan Menyusun SOP Divisi HR akan membantu perusahaan menjaga konsistensi, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi konflik dalam pengelolaan SDM. Dengan langkah-langkah terstruktur serta contoh SOP yang jelas, setiap proses—mulai dari rekrutmen, absensi, cuti, hingga kedisiplinan—dapat dijalankan dengan standar yang transparan. Pada akhirnya, keberhasilan Menyusun SOP Divisi HR akan berkontribusi langsung pada kepuasan karyawan dan kinerja perusahaan secara keseluruhan.